Cách thức tổ chức và quản lý văn phòng môi giới bất động sản

Chia sẻ qua: icon Facebook icon Send Mail

Giống như trong mọi lĩnh vực kinh doanh khác, dường như có một xu hướng rất tự nhiên là người môi giới bất động sản luôn nỗ lực giữ cho mức chi phí của mình càng thấp càng tốt, và một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí là chi phí thuê địa điểm đặt văn phòng môi giới.

1. Tổ chức văn phòng môi giới BĐS:

a. Chọn vị trí văn phòng:

Giống như trong mọi lĩnh vực kinh doanh khác, dường như có một xu hướng rất tự nhiên là người môi giới bất động sản luôn nỗ lực giữ cho mức chi phí của mình càng thấp càng tốt, và một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí là chi phí thuê địa điểm đặt văn phòng môi giới. Điều này là dễ hiểu bởi nó là một trong số các chi phí cố định để duy trì hoạt động bình thường của văn phòng môi giới BĐS trải qua sự thăng trầm của hoạt động trong các thời kỳ trong năm.

Cách thức tổ chức và quản lý văn phòng môi giới bất động sản

Kiểm soát một cách hiệu quả loại chi phí này là một phần không thể thiếu trong việc tạo ra thu nhập ròng của nhà môi giới. Tuy nhiên, việc giảm thiểu mức tiền thuê không phải là mục tiêu tốt nhất đối với vấn đề ngân sách. Mức thuê cao ở một vị trí hiệu quả có thể tạo ra các hoạt động kinh doanh tốt hơn từ đó sẽ tối đa hóa được lợi nhuận. Một không gian tốt và cách bố trí hiệu quả có thể là những nhân tố quan trọng góp phần vào kết quả hoạt động chung của văn phòng môi giới. Một vị trí văn phòng tốt có thể được ví như là những phương tiện hiệu quả duy trì sự liên lạc với khách hàng. Hình ảnh của văn phòng có thể được duy trì theo nhiều cách khác nhau và cách thể hiện có lợi ra công cộng là cách tiết kiệm nhất. Văn phòng có thể đặt ở tầng 1 của 1 tòa nhà ở mặt phố với việc quảng cáo hấp dẫn sẽ là phương tiện phi chính thức để liên hệ với công chúng. Hàng ngàn người có thể đi bộ hoặc lái xe qua văn phòng môi giới ngày này qua ngày khác, tuần này qua tuần khác, tháng này qua tháng khác, năm này qua năm khác. Họ chắc chắn sẽ trở nên quen thuộc với tên văn phòng và vị trí đặc biệt của nó. Hình ảnh của văn phòng đã được thiết lập trong trí nhớ của họ và sự nhận dạng văn phòng được củng cố theo thời gian. Trong khi họ có thể không có liên hệ trực tiếp với văn phòng nhưng họ đã nhận biết về hình ảnh văn phòng môi giới. Sự thể hiện trước công chúng kiểu này sẽ nhắc nhở công chúng rằng nhà môi giới đã ở một vị trí cụ thể cho giai đoạn sau này. Sự duy trì tại một địa điểm của văn phòng môi giới thể hiện sự thành công của văn phòng môi giới tại khu vực thị trường đó, nếu thất bại thì văn phòng phải đóng cửa và chấm dứt hoạt động hoặc phải chuyển đi nơi khác. Điều này thể hiện lợi thế của một địa điểm văn phòng tốt và đó chính là những lợi ích của chi phí về địa điểm. Một phần chi phí thuê địa điểm như vậy có thể được coi như một phần của chi phí quảng cáo và khuếch trương trong kinh doanh.

Sản phẩm của một nhà môi giới bất động sản cung cấp cho khách hàng là dịch vụ. Và dịch vụ này hoàn toàn không đòi hỏi nhiều trang thiết bị để hỗ trợ trực tiếp cho việc tạo ra dịch vụ nếu nhà môi giới có đủ thời gian (và cả lực lượng) để thực hiện các công đoạn trong việc môi giới. Nhà môi giới sẽ phải đi lại như con thoi để gặp gỡ (có thể là bất kỳ nơi đâu mà họ cảm thấy thoải mái) cho tới nơi mà người mua hay người thuê hẹn gặp. Điều đó rõ ràng là rất mất thời gian, tốn kém nhân lực, và tất nhiên là kém hiệu quả. Chính vì vậy mà, trong thời đại công nghệ cao ngày nay, sự hiện diện của các thiết bị như điện thoại cố định và di động, máy vi tính có nối mạng Internet băng thông rộng, máy fax... là điều rất cần thiết.

Ngoài ra, những trang thiết bị khác hỗ trợ cho hoạt động hành chính của văn phòng cũng là không thể thiếu được. Văn phòng trước tiên nên có các bàn làm việc riêng cho các nhân viên môi giới, là nơi mà họ lưu giữ các tài liệu liên quan đến các khách hàng mà họ đang thực hiện giao dịch. Văn phòng cũng nên có một phòng tiếp khách lịch sự và ấm cúng để khi khách hàng đến làm việc, khách hàng và nhà môi giới có không gian yên tĩnh để thảo luận các nội dung liên quan đến giao dịch bất động sản mà họ đang cần. Nói chung, các trang thiết bị của văn phòng, cách sắp đặt đồ đạc và trang trí văn phòng có thể tạo ra một ấn tượng tích cực cho khách hàng từ ngay những giây phút đầu tiên.

b. Thông tin quảng cáo cho văn phòng:

Bước đầu tiên trong việc quảng cáo cho văn phòng môi giới là lựa chọn tên của văn phòng. Đây có thể được xem như là một nhiệm vụ khá đơn giản, tuy nhiên nếu tên của văn phòng được chọn một cách cẩn thận và phù hợp thì nó sẽ đóng góp không nhỏ vào sự thành công sau này của văn phòng. Một cái tên phù hợp có thể truyền đạt sự tự tin, tạo ra được một hình ảnh tốt và có giá trị và có khả năng duy trì trong trí nhớ của con người. Tất nhiên cái tên không thể tạo ra giá trị hiện tại của văn phòng. Mặt khác, việc lựa chọn một cái tên nghèo nàn cho văn phòng có thể dễ dàng trở thành sự nhạo báng hoặc nguyên nhân của những trò đùa của mọi người. Khi lựa chọn tên của văn phòng nên đặt một cái tên ngắn bởi vì chúng ta có thể trình bày dễ dàng và hiệu quả trên các mục quảng cáo trên báo chí. Tuy nhiên trong một số trường hợp tên văn phòng của những người nổi tiếng mà nhiều người biết đến trước đó lại là điều ngoại lệ, bởi vì những cái tên như vậy truyền đạt sự tự tin cho khách hàng thì độ dài của tên văn phòng là cần thiết. Khi chúng ta đã lựa chọn được tên của văn phòng cần phải duy trì, không nên thay đổi. Việc thay đổi tên thường xuyên được ví như việc hủy bỏ thỏa thuận tốt với khách hàng cũ và nhà môi giới lại phải bắt đầu những nỗ lực mới để thiết lập hình ảnh hiệu quả của văn phòng.

Bước tiếp theo văn phòng cần phải có chương trình quảng cáo phù hợp. Một chương trình khuếch trương và dịch vụ chất lượng tốt có xu hướng tích lũy một cách tự nhiên và xây dựng hình ảnh của văn phòng theo thời gian. Các khẩu hiệu đi kèm với tên văn phòng có thể có ý nghĩa nếu chúng dễ dàng được nhận ra và được thiết kế một cách chuyên nghiệp. Sự khoe khoang lộ liễu và sự tự ca ngợi sẽ khó có hiệu quả lâu dài trong mắt khách hàng. Đối với những nhà môi giới có chứng chỉ hành nghề trong quảng cáo nên đưa thông tin về chứng chỉ hành nghề như số chứng nhận hành nghề số.... Một số văn phòng môi giới cố gắng có được số điện thoại liên lạc dễ nhớ.

2. Quản lý văn phòng môi giới:

a. Quản trị tài chính:

Trong hoạt động kinh doanh của 1 văn phòng môi giới sổ sách kế toán có thể cho chúng ta biết điều gì đang xảy ra. Nhưng những thông tin này thường chỉ được tổng hợp vào cuối tháng và như vậy sẽ là quá muộn để có thể theo dõi và điều hành hoạt động thường ngày của văn phòng. Sự thành công của văn phòng môi giới là ở chỗ có được những thông tin về thị trường cập nhật nhất nhằm quản lý được hoạt động hàng ngày của văn phòng. Nếu người quản lý văn phòng chờ đợi việc chuẩn bị các báo cáo kế toán hàng tháng thì có thể phải mất tới 30 ngày thậm chí còn dài hơn. Do đó cần phải đưa các thông tin hoạt động thị trường của văn phòng vào biểu mẫu, được gọi là "Tốc độ tiến triển doanh thu".

Khi thiết lập biểu "Tốc độ tiến triển doanh thu" cần lưu ý quy trình này phải thật đơn giản, không tốn kém thời gian và phải đưa ra được tiến trình hoạt động của văn phòng, nhờ đó người quản lý văn phòng có thể ra được những quyết định ngay lập tức về tốc độ tiến triển bán hàng. Nếu số lượng các vụ mua, bán không đáp ứng được yêu cầu theo kế hoạch hoạt động thì người quản lý văn phòng (công ty) xác định cần thực hiện hành động nào ngay lập tức. Nếu do chậm bán được hàng công ty có thể tăng số lượng cho xem các BĐS, lên lịch quảng cáo đặc biệt hoặc tổ chức một diễn đàn để trình bày về thế chấp cho người mua... đây là những cố gắng trong ngắn hạn để tăng lượng giao dịch bán BĐS của văn phòng. Còn do thiếu hụt hàng hóa, thiếu những BĐS đưa vào niêm yết để bán, làm chậm tiến triển bán hàng thì công ty cũng cần có biện pháp quảng cáo tức thì. Ngoài ra công ty có thể áp dụng nhiều biện pháp khác như thưởng để khuyến khích những nhân viên kinh doanh hoặc thực hiện một chiến dịch điện thoại do các nhân viên kinh doanh thực hiện để xúc tiến tìm kiếm BĐS hoặc những khoản hỗ trợ tài chính khác.

b. Quản trị nhân sự:

Quản trị nhân sự trong văn phòng môi giới BĐS là việc hướng tới tạo nên một đội ngũ nhân viên có năng lực hoàn thành nhiệm vụ với chất lượng cao, gắn bó thành một khối thống nhất với mục tiêu chung: phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Muốn đạt điều này, cần thông qua chức năng và nhiệm vụ của quản trị nhân sự:

- Lập kế hoạch nhân sự

- Tuyển chọn nhân viên

Nếu chủ văn phòng môi giới quan tâm đến việc thu hút những nhân viên mới thì họ có thể tìm đến bộ phận nhân sự của các công ty lớn đang ở thời kỳ sa thải nhân viên. Một số trong các công ty này có quỹ dành cho việc tái đào tạo nhân viên và sẵn sàng tài trợ cho các hội chợ việc làm, hỗ trợ kinh phí cho các lớp đào tạo về BĐS và thậm chí bao cấp cho một nhân viên mới trong vòng 6 tháng.

Nguồn:  Cục Quản lý nhà và Thị trường BĐS

 

Các tin khác

  • Đất ngưng sử dụng có được cấp giấy chứng nhận?

    Nhà tôi có mảnh đất sử dụng từ trước giải phóng, đến năm 2011 vì đất quá khô cằn nên phải ngưng sử dụng. Hiện nay, tôi xin cấp GCNQSDĐ thì có được không? Mong luật sư tư vấn giúp. Xin cảm ơn.

  • Mất quyền từ chối nhận di sản sau 6 tháng?

    Công chứng viên giải thích là hết thời hạn 6 tháng kể từ ngày mẹ tôi mất nên tôi không có quyền từ chối mà phải nhận thừa kế. Như vậy đúng hay sai?

  • Thủ tục người nước ngoài chuyển tiền mua nhà tại Việt Nam

    Tôi được biết Luật Nhà ở 2014 và Luật Kinh doanh bất động sản 2014 đã cho phép người nước ngoài sở hữu nhà tại Việt Nam, tôi có người thân đang sinh sống tại nước ngoài cần chuyển tiền về Việt Nam để mua nhà. Cho tôi hỏi cần có thủ tục gì để chuyển được tiền về? Mong luật sư tư vấn giúp. Xin cảm ơn.

  • Chuyển nhượng đất ở từ công ty cho cá nhân

    Tôi mua 1 mảnh đất của công ty TNHH với diện tích 110m2, hình thức sử dụng riêng, loại đất ở lâu dài, nguồn gốc đất nhà nước bàn giao đất có thu tiền sử dụng đất năm 2006. Nhưng trong phần ghi chú của sổ đỏ có ghi chỉ được chuyển quyền sử dụng đất sau khi đã xây dựng xong nhà ở đã được duyệt.

  • Điều kiện tách thửa, tính thuế tiền sử dụng đất

    Tôi có mua 2 lô đất 5x21 ở Biên Hòa, Đồng Nai có sổ đỏ chung qua tay 1 người. Người đó mua bán giấy tay, ra luật sư công chứng và tôi cũng vậy. Và hiện giờ rất lo lắng vì không biết có rủi ro gì không?

  • Phương án đầu tư BĐS dưới một tỷ đồng ở Tp.HCM

    Mua nhà phố vùng ven, đất nền ngoại thành, chung cư giá rẻ, căn hộ mini thuê mua có thời hạn hay đất xây phòng trọ... là những mô hình đầy tiềm năng đầu tư khai thác cho thuê hoặc tích lũy tài sản với số vốn dưới 1 tỷ đồng.

  • Lựa chọn vị trí mua nhà ở để không phải hối tiếc

    Khi mua nhà, bạn không nên chỉ chọn mảnh đất rộng, chung cư thiết kế đẹp mà cần để ý nhà có gần công viên, trường học cũng như tìm hiểu về hàng xóm.

  • Những bí quyết cho thuê căn hộ thành công

    Không ít người hiện nay bỏ tiền đầu tư mua căn hộ và cứ nghĩ nhu cầu tăng sẽ dễ cho thuê, nhưng lại quên rằng cùng thời điểm đó nguồn cung trên thị trường cũng tăng lên và kéo theo áp lực cạn

  • Đầu tư đất vùng ven: Ham rẻ có thể chuốc rủi ro

    Trước sức hấp dẫn vì giá rẻ, nhiều nhà đầu tư đặt cược tiền vào việc mua đất vùng ven để chờ cơ hội tăng giá. Tuy nhiên, dưới con mắt của chuyên gia, phân khúc này tiềm ẩn một số rủi ro như hạ tầng chậm hoàn thiện, quy hoạch treo hoặc thay đổi, pháp lý nhà đất phức tạp...

  • Những điều cần lưu ý trước khi thuê nhà

    Dù bạn là người lần đầu đi thuê hoặc đã thường xuyên thuê nhà thì bạn vẫn phải lưu ý rất nhiều điều trước khi thuê.